Vendere tavoli

Un tavolo è una prenotazione per un gruppo: chi prenota sceglie quante persone, dentro i limiti che decidi tu, e paga per tutto il gruppo. Ogni persona del tavolo ha il suo biglietto d'ingresso. Quello che includi, per esempio due bottiglie, è fisso per tavolo.

Le altre funzioni per serate ed eventi sono su Festivio per gli organizzatori.

Creare un tavoloCopia link

1. Apri l'evento e scegli Articoli nel menu laterale.
2. Premi Aggiungi tavolo.
3. Compila Nome, per esempio "Tavolo" o "Privé".
4. In Persone, minimo e Persone, massimo indica quante persone può avere il tavolo, da 1 a 50.
5. In Quanti tavoli indica quanti tavoli di questo tipo vendi.
6. In Prezzo scegli A persona, A tavolo o Spesa minima e scrivi il prezzo.
7. Con A tavolo o Spesa minima, imposta l'Acconto se vuoi incassarne solo una parte online (vedi sotto).
8. In Cosa è incluso spunta le consumazioni comprese nel tavolo e quante per tavolo. Con Spesa minima questa sezione non c'è: il gruppo consuma contro la spesa minima.
9. Se serve, imposta Data inizio vendita, Data fine vendita e Dettagli aggiuntivi (uno per riga). Con Visibile spento il tavolo non compare sulla pagina dell'evento.
10. Premi Aggiungi tavolo.

Accanto al modulo, Anteprima mostra il tavolo come lo vede chi compra, con il prezzo che cambia al variare delle persone.

Prezzo a persona o a tavoloCopia link

Sotto il prezzo, Festivio mostra quanto paga l'acquirente per il tavolo più piccolo e quanto ricevi tu.

Quello che includi non cambia con le persone: due bottiglie restano due, che il tavolo sia da 6 o da 8. Una consumazione inclusa deve avere abbastanza disponibilità per almeno un tavolo, come per i pacchetti.

Acconto, saldo e premioCopia link

Con Spesa minima l'acconto c'è sempre; con A tavolo lo attivi con Paga una parte alla prenotazione. Con A persona non c'è acconto.

• Acconto online: una Percentuale del prezzo (50 % di partenza) o un Importo fisso, non oltre il prezzo. Chi prenota paga online solo l'acconto. Con una spesa minima di 400 € e il 50 %, paga 200 € e ha 200 € di credito al tavolo; il resto lo consuma durante la serata.
• Come si usa l'acconto, solo con Spesa minima. Subito: le prime consumazioni si pagano con l'acconto. A fine serata: le consumazioni si pagano al momento finché il tavolo ha pagato la spesa minima, poi le copre l'acconto. Con 400 € di spesa minima e 200 € di acconto, un ordine di 60 € si paga tutto; quando il pagato arriva a 400 €, i 200 € di acconto coprono le consumazioni dopo. Il credito in omaggio e il premio si usano come l'acconto. Il conto finale del gruppo è lo stesso nei due modi. Chi prenota legge sul tavolo e al checkout che l'acconto si scala a fine serata. Le prenotazioni già fatte tengono il modo con cui sono state prenotate.
• Premio a chi paga tutto il tavolo subito: da 1 a 50 %. Vale solo quando una persona paga tutto il tavolo alla prenotazione: al checkout sceglie tra Acconto e Tutto ora. Se il gruppo divide, non c'è premio. Con la spesa minima il premio è credito in più (paga 400 €, ha 440 € da consumare); con A tavolo è uno sconto sul prezzo intero.
• Saldo online prima della serata: chi ha prenotato può pagare il resto dal suo biglietto. Con Saldo entro scegli fino a quante ore prima dell'inizio; dopo, il resto si paga all'evento.

Per l'acconto vale la politica di rimborso dell'evento, che chi prenota legge prima di pagare. Il credito non usato non si rimborsa.

L'ingresso del tavoloCopia link

Ogni tavolo ha un suo biglietto d'ingresso, che Festivio crea insieme al tavolo e chiama "Ingresso" seguito dal nome del tavolo, per esempio Ingresso Privé. Non si vende da solo, non compare sulla pagina dell'evento né nell'elenco degli articoli, e cambia nome quando rinomini il tavolo. Lo trovi negli ordini, nei report e nello storico scansioni.

Nell'elenco degli articoliCopia link

Il tavolo compare tra i Biglietti, con una riga come 6-8 persone · 12 tavoli · 4 prenotati; una spesa minima aggiunge, per esempio, Spesa minima 400 € · acconto 200 €. L'icona Modifica apre la pagina Modifica tavolo, con gli stessi campi.

Cosa vede chi prenotaCopia link

Sulla pagina dell'evento i tavoli hanno una sezione Tavoli. Per ogni tavolo si vedono il numero di persone, cosa è incluso e il prezzo, a persona o a tavolo.

Chi prenota sceglie le persone con i pulsanti più e meno, partendo dal minimo, e vede il totale aggiornarsi. Ogni ordine contiene un solo tavolo: per due tavoli servono due ordini.

I tavoli si vendono solo online. La cassa e le postazioni all'ingresso non li vendono.

Se l'evento chiede il nome su ogni biglietto, al checkout è obbligatorio solo il nome di chi prenota; i nomi degli altri posti si possono lasciare vuoti. Se l'evento chiede la conferma dell'età, chi prenota la conferma una volta per tutto il gruppo.

Dopo il pagamento, chi ha prenotato ha tutti i biglietti del tavolo nel suo account, uno per persona.

Pagamento divisoCopia link

Con Il gruppo divide il conto attivo (Il gruppo divide l'acconto quando c'è un acconto), chi prenota sceglie in Paghi per per quante persone pagare, da una a tutto il tavolo. Gli altri posti restano al tavolo, già prenotati, e si pagano con il link del gruppo: dal biglietto, Invia il link al gruppo.

Chi apre il link vede il tavolo e i posti liberi. Accede, scrive nome e cognome e paga uno o più posti, oppure prende gratis un posto che qualcuno ha già pagato. Ognuno ha il suo biglietto con il suo QR. Con un acconto, il gruppo divide l'acconto: 200 € per 8 persone sono 25 € a persona.

Se l'evento fa pagare la commissione di servizio a chi compra, il pulsante mostra già il totale e sotto quanto è commissione: Paga 26,25 €, di cui 1,25 € di commissione di servizio. Vale anche per Pago io i posti mancanti e per il saldo online: l'importo sul pulsante è quello addebitato.

Tempo per pagare decide entro quando vanno pagati i posti, mai oltre 3 ore prima dell'inizio. Chi ha prenotato riceve un promemoria 24 ore e 3 ore prima della scadenza, e può pagare i posti mancanti con Pago io i posti mancanti. Alla scadenza:

• con A persona, i posti non pagati oltre il minimo si liberano e tornano in vendita;
• negli altri casi, o se mancano posti per arrivare al minimo, il tavolo passa a te: ricevi una notifica e nella pagina Tavoli scegli Conferma comunque (i posti mancanti si pagano all'evento), Dai più tempo o Annulla e rimborsa (chi ha pagato riceve indietro tutto). Se non scegli entro 24 ore, il tavolo è confermato.

I posti non pagati non entrano: allo scanner il tavolo mostra quanti ne mancano.

All'ingressoCopia link

Quando lo scanner legge il QR di chi ha prenotato, mostra il tavolo, il nome di chi l'ha prenotato e quante persone del gruppo sono già entrate. Sotto ci sono i biglietti del tavolo ancora da usare: selezioni quelli delle persone presenti e premi Conferma, come per qualsiasi pass. Chi arriva dopo entra con lo stesso QR.

Per provarlo prima di aprire, crea un ordine di prova con un tavolo: nella finestra dell'ordine di prova, dopo aver aggiunto il tavolo, scegli quante persone. Vedi Ordini di prova e modalità prova.

Al bar: consumazioni sul tavoloCopia link

Con spesa minima o acconto, la cassa ha Al tavolo. Scegli il tavolo dall'elenco della serata o scansiona il QR di un ospite, poi batti le consumazioni come sempre: con l'acconto Subito il credito del tavolo paga per primo, quello che supera il credito si paga subito in contanti o con POS esterno. I biglietti non vanno sul tavolo: in questa vista non compaiono. In alto vedi quanto ha consumato il tavolo, su quanto, e il credito rimasto. Con l'acconto A fine serata sotto c'è anche quanto manca prima che il credito paghi (Acconto a fine serata · credito dopo altri 140 €): fino ad allora l'ordine si paga tutto. La stessa riga è sulla pagina Tavoli, e all'ingresso lo scanner aggiunge acconto a fine serata. Un tavolo A tavolo con acconto non ha credito: è un prezzo pagato in due parti, e la cassa mostra quanto è pagato e quanto resta, con Saldo tavolo e Chiudi tavolo; le consumazioni del gruppo sono ordini normali.

Se l'articolo ha la commissione di servizio, al tavolo si paga solo sulla parte che il credito non copre: con 80 € di credito rimasto, una bottiglia da 120 € paga la commissione sui 40 € incassati subito. Un ordine coperto dal credito non ha commissione, e la commissione non scala il credito né conta per la spesa minima. Con l'acconto A fine serata, le consumazioni pagate prima di arrivare alla spesa minima hanno la commissione come alla cassa normale.

Saldo tavolo apre la stessa finestra di Incassa della pagina Tavoli: l'importo parte da quanto resta da pagare, puoi scriverne uno diverso, e quello che supera la spesa minima diventa credito. Se la connessione cade e premi di nuovo, il pagamento non viene registrato due volte. In alto, sotto il tavolo, c'è la nota dello staff quando c'è. Chiudi tavolo incassa quello che manca per arrivare alla spesa minima; il credito non usato non si rimborsa. Segna come saldato, per un saldo preso fuori da Festivio, lo vede solo chi gestisce l'evento.

La pagina TavoliCopia link

Nel menu dell'evento, sotto Giorno dell'evento, Tavoli mostra ogni prenotazione: chi ha prenotato, quanti hanno pagato e quanti sono entrati, e per i tavoli con spesa minima pagato, consumato e credito. Si aggiorna da sola durante la serata. Una prenotazione si apre in un pannello, dal basso sul telefono e di lato sul computer, diviso in conto (la spesa minima o il prezzo), Persone, Attività e Tavolo. Su un tavolo Da decidere il pannello mostra prima la decisione: gli incassi arrivano dopo.

Incassare, fare omaggi, cambiare la spesa minima, le persone e la nota richiede il permesso di modificare gli ordini. Rimborsare un posto e annullare con rimborso richiede il permesso di rimborsare.

Nuova prenotazioneCopia link

Nuova prenotazione, in alto nella pagina, prenota un tavolo a mano per una persona, per esempio un tavolo riservato che non è in vendita. Scegli il tavolo tra tutti quelli dell'evento, anche nascosti o non in vendita, con quanti ne restano; poi le persone, dal minimo al massimo del tavolo (oltre, con una conferma), l'email di chi prenota e, se vuoi, il nome.

Online non si paga niente. Con spesa minima, la spesa minima resta da pagare all'evento. Con prezzo a tavolo o a persona scegli Da pagare all'evento, e il prezzo resta sul conto del tavolo, oppure Offerto. La finestra mostra quanto resta da pagare prima di confermare; all'evento lo incassi con Incassa.

Ogni posto è coperto dal tavolo e il biglietto è nell'account di chi prenota, che riceve la stessa email di conferma di chi compra online. Dal link del gruppo gli amici prendono un posto con il loro nome. La prenotazione si apre subito e in Attività c'è Prenotazione creata.

ContoCopia link

• Incassa registra un pagamento in contanti o con POS esterno: l'importo parte da quanto resta da pagare, con Tutto e Metà come scorciatoie. Non chiude il tavolo. Quando non resta niente da pagare, la finestra offre Chiudi tavolo. Finché il gruppo sta pagando dal link, Incassa non c'è.
• Omaggio ha due scelte. Credito da bere aggiunge credito che il gruppo consuma al bar; la spesa minima non cambia; c'è solo sui tavoli con spesa minima. Sconto abbassa quanto resta da pagare, al massimo fino a zero. Il motivo è obbligatorio: Bottiglia offerta, Compleanno, Accordo con il cliente, Correzione o uno scritto da te.
• Nel menu …: Cambia spesa minima (o Cambia prezzo del tavolo per un tavolo A tavolo) con un motivo; l'importo della prenotazione resta visibile. Chiudi tavolo registra come è stato saldato quello che resta: contanti, POS esterno o Segna come saldato. Il credito non usato non si rimborsa. Annulla tavolo: vedi sotto.

Ogni finestra mostra prima e dopo, per esempio Da pagare 275 € → 175 €, e il pulsante dice cosa fa: Incassa 100 € in contanti, Aggiungi 50 € di credito, Sconta 50 €.

PersoneCopia link

Ogni posto ha il nome, chi l'ha pagato e se è entrato. Il menu di un posto offre quello che quel posto permette:

• Incassa questo posto, per un posto da pagare all'evento.
• Assegna posto, per un Posto libero che nessuno ha preso: lo dai a una persona con la sua email.
• Reinvia email, per un posto dato con un'email: la persona riceve di nuovo l'avviso con il biglietto.
• Riprendi posto, per un posto dato con un'email in cui la persona non è ancora entrata: il posto torna a chi ha prenotato, senza nome, e puoi assegnarlo di nuovo. Il conto e le persone non cambiano, e un posto da pagare all'evento resta da pagare. La persona riceve un avviso. Un posto che ha pagato qualcun altro va prima rimborsato o liberato.
• Rimborsa posto, per un posto pagato online: rimborsa la quota di quel posto, con la sua parte di commissione, a chi l'ha pagato. Se il gruppo sta ancora pagando, il posto torna sul link; altrimenti si libera. Il suo biglietto non entra più. Puoi anche togliere il posto dal tavolo. Con alcuni metodi, come Satispay, la conferma arriva più tardi: fino ad allora il posto resta pagato e mostra Rimborso in corso. Se il rimborso parte ma il passaggio fiscale si ferma, il tavolo mostra Scontrino da sistemare e il posto Rimborso fatto, scontrino da sistemare, con il link all'ordine dove c'è Riprova rettifica fiscale; in modalità Generico uno scontrino si storna in parte solo con Rimborsi parziali automatici (annulla e riemetti) attivo nelle impostazioni scontrini.
• Libera posto, per un posto pagato alla cassa: lo rimborsi di persona, poi lo liberi qui.
• Togli posto, per un posto in cui non è entrato nessuno. Un posto pagato da un amico va rimborsato prima; il primo posto resta a chi ha prenotato.

Aggiungi persona aggiunge un posto con il suo biglietto, fino al massimo del tavolo (oltre, con una conferma). Con spesa minima o prezzo a tavolo il conto non cambia. Con prezzo a persona scegli se il posto è Da pagare all'evento, Offerto o da Incassa ora. Chi ha prenotato riceve un avviso quando cambiano le persone.

Con la sua email, facoltativa, la persona riceve il biglietto nel suo account e un'email che lo dice; se non ha ancora un account, lo trova registrandosi con quell'indirizzo. Se poi togli il suo posto o annulli il tavolo, riceve un avviso anche lei.

Assegna posto fa lo stesso con un posto che c'è già: il posto e il biglietto vanno all'account di quell'email, il nome è facoltativo. Il conto non cambia, e un posto da pagare all'evento resta da pagare all'evento. Un posto ancora da pagare sul link del gruppo non si assegna: lo prende chi lo paga.

AttivitàCopia link

Ogni modifica a mano resta in Attività, con chi l'ha fatta, l'ora e il motivo; il pannello mostra le ultime tre. Credito, sconto, spesa minima e nota si possono annullare da qui con Annulla la voce. Un incasso non si annulla: si corregge con un rimborso.

TavoloCopia link

Qui assegni il numero con Assegna tavolo, scrivi la Nota (fino a 280 caratteri) e trovi l'email di chi ha prenotato. La nota la vedono lo staff all'ingresso, alla cassa e sul pannello, mai il cliente.

Reinvia email manda di nuovo a chi ha prenotato l'email di conferma con i biglietti. Copia link del gruppo copia lo stesso link che ha chi ha prenotato (sul telefono si apre la condivisione): gli amici lo aprono e prendono un posto con il loro nome. Il link non cambia, e su un tavolo chiuso o annullato non c'è.

Annullare un tavoloCopia link

Annulla tavolo funziona finché il tavolo non è chiuso, con due scelte. Ognuna elenca le persone e gli importi che tocca:

• Annulla e rimborsa tutto: ogni pagamento online torna a chi l'ha fatto, commissione inclusa. Quello incassato in contanti o con POS esterno lo restituisci di persona: la finestra ti dice quanto.
• Annulla senza rimborso: i soldi restano a te.

In entrambi i casi i biglietti del gruppo non entrano più, il tavolo torna in vendita e chi ha prenotato e chi ha pagato ricevono un avviso. Non si può annullare.